Responsable de passation des marchés

Job Description

TERMES DE RÉFÉRENCE (TdR)

Responsable de passation des marchés – Programme PARI-TACS
 

1. Contexte du programme

Le programme PARI-TACS (Programme d’Appui à la Redevabilité et à l’Inclusion – Technical
Assistance to Civil Society) est financé par le Foreign, Commonwealth & Development Office (FCDO) et mis en œuvre par Cowater International.
PARI-TACS vise à renforcer la gouvernance, la gestion des finances publiques et la qualité de la prestation des services publics au niveau provincial et national en République Démocratique du Congo, tout en améliorant la capacité des organisations de la société civile à jouer leur rôle de redevabilité.

Dans ce cadre, le « Call-Down Facility » du programme constitue le mécanisme central permettant la mobilisation rapide et rigoureuse d’expertise technique, d’analyses d’économie politique (PEA), d’assistance technique (TA) et de financements d’engagement stratégique.

2. Objectif général du poste

Le/La Responsable de passation des marchésest responsable de la gestion complète et autonome de l’ensemble des processus de passation de marchés du programme PARI-TACS, en conformité avec les règles du FCDO, les procédures de Cowater International et le CallDown Facility Procédures Manuel PARI-TACS.

Le poste constitue le point focal unique pour les achats du programme et couvre l’intégralité du cycle de passation de marchés, depuis la planification jusqu’à la clôture contractuelle et l’archivage.

3. Responsabilités principales

3.1 Gouvernance et conformité

• Assurer la conformité totale de toutes les activités de passation de marchés avec le Call-Down Facility Procedures Manual PARI-TACS, les règles et principes du FCDO, et les politiques internes de Cowater International.
• Garantir l’application des principes de transparence, équité, intégrité, concurrence et rapport qualité-prix (Value for Money).
• Veiller au respect des règles de prévention des conflits d’intérêts, de sauvegarde, d’éthique et de confidentialité.
• Contribuer au renforcement des contrôles internes et proposer des améliorations des processus si nécessaires.

3.2 Planification et initiation des achats

• Travailler avec le Team Leader, le Programme Manager et les responsables techniques pour identifier les besoins en prestations et services, et planifier les activités de de passation de marchés.
• Préparer les Procurement Initiation Notes, incluant une justification stratégique, un lien avec les résultats du programme, une estimation budgétaire, une analyse Value for Money et une recommandation de la méthode de passation de marchés.
• Assurer le suivi du pipeline de procurement du Call-Down Facility.

3.3 Élaboration des documents de passation de marchés

• Coordonner et appuyer l’élaboration des Termes de Référence, en veillant à leur qualité, cohérence et conformité.
• Préparer et gérer les demandes de propositions, les demandes de cotations et les expressions d’intérêt.
• S’assurer que tous les documents utilisent les modèles approuvés du programme.

3.4 Gestion des processus de sélection

• Mettre en œuvre les procédures de sélection conformément aux seuils et méthodes définis (QC, QCBS, ROE, processus restreint ou ouvert).
• Organiser et coordonner la publication des appels, la réception et l’enregistrement des offres, et les comités d’évaluation.
• Assurer le secrétariat des panels d’évaluation et la préparation des grilles d’évaluation, vérification de l’éligibilité et compilation des rapports d’évaluation.
• Conduire les vérifications de références et la due diligence requise.

3.5 Négociation et contractualisation

• Conduire les négociations contractuelles avec les consultants ou prestataires sélectionnés.
• Préparer et finaliser les contrats de services, les bons de commande et les avenants contractuels.
• Assurer l’obtention des validations et signatures selon les seuils d’approbation applicables.

3.6 Suivi contractuel et clôture

• Assurer le suivi administratif des contrats y compris les échéanciers, livrables et paiements.
• Appuyer le Programme Manager dans la vérification de la conformité des livrables avant paiement.
• Contribuer aux évaluations de performance des consultants.
• Assurer la clôture complète des dossiers de passation des marchés et leur archivage conformément aux règles du programme.

4. Relations hiérarchiques et fonctionnelles

Le/la Responsable de passation des marchésrépond directement au Team Leader du programme PARI-TACS. Dans l’exercice de ses fonctions, il/elle travaille en étroite collaboration avec le Programme Manager, les responsables des différentes composantes techniques ainsi que l’équipe en charge des opérations et des finances.

5. Profil requis Formation

• Diplôme universitaire (Licence ou Master) en gestion, administration des affaires, finance, droit ou discipline équivalente.

Expérience

• Minimum 5 à 7 ans d’expérience pertinente en passation de marchés dans des programmes financés par des bailleurs internationaux.
• Expérience démontrée avec FCDO ou autres bailleurs internationaux.
• Expérience dans des contextes complexes ou fragiles fortement souhaitée.

Compétences clés

• Excellente maîtrise des procédures de passation des marchés.
• Capacité à gérer plusieurs processus en parallèle avec rigueur.
• Très bonnes capacités organisationnelles et rédactionnelles.
• Capacité à travailler de manière autonome tout en collaborant efficacement.
• Excellente maîtrise de Microsoft Excel et Word. Langues
• Français : courant (oral et écrit)
• Anglais : niveau professionnel souhaité

6. Durée et modalités

• Poste de consultance à temps plein (220 jours par an) jusque décembre 2026, avec possibilité d’extension.
• Basé à Kinshasa, avec des déplacements professionnels possibles selon les besoins opérationnels.

7. Soumission des candidatures

Les candidat(e)s intéressé(e)s sont invité(e)s à soumettre uniquement par email :

• Une lettre de motivation (2 pages maximum) détaillant leur adéquation avec le profil et leur compréhension des enjeux.
• Un CV détaillé incluant les coordonnées d’au moins trois (3) références professionnelles.

Les dossiers complets sont à envoyer à : recrutements.paritacs@gmail.com avec en objet : “Candidature – Responsable de passation des marchés » Date limite de candidature : 07 février 2026.

NB : Les candidatures seront examinées au fur et à mesure de leur réception. Il est donc fortement conseillé de postuler dès que possible.