Le Chargé de Suivi et Évaluation (S&E) joue un rôle important dans la mise en œuvre des projets d’une ONG. Il collecte et analyse les données, suit les indicateurs, vérifie les résultats obtenus et aide l’équipe à mesurer les progrès réalisés.

Ce poste demande à la fois de bonnes capacités d’analyse, de la rigueur et une bonne maîtrise des outils de collecte et de traitement des données.

Quel est le rôle d’un Chargé de Suivi et Évaluation ?

Le Chargé de S&E veille à ce que les activités d’un projet soient correctement suivies et que les résultats puissent être mesurés à partir de données fiables.

Il peut participer à la conception des outils de collecte, organiser la collecte des données sur le terrain, contrôler leur qualité et produire des rapports destinés à l’équipe du projet et aux partenaires.

Son travail permet notamment de répondre à plusieurs questions :

• Les activités prévues ont-elles réellement été réalisées ?
• Combien de personnes ont été touchées ?
• Les objectifs du projet sont-ils atteints ?
• Les résultats obtenus correspondent-ils aux résultats attendus ?
• Quels problèmes doivent être corrigés ?
• Quelles décisions peuvent être prises à partir des données disponibles ?

Un bon Chargé de S&E ne se contente donc pas de produire des tableaux. Il doit être capable de transformer les données en informations utiles à la prise de décision.

Les principales missions du Chargé de S&E

Collecter les données

Le Chargé de S&E peut travailler avec les équipes de terrain pour recueillir les informations nécessaires au suivi du projet.

Il doit s’assurer que les données sont collectées avec des outils adaptés et selon une méthodologie définie.

Il peut utiliser des questionnaires papier ou numériques, des fiches de suivi, des bases de données et différentes plateformes de collecte.

Contrôler la qualité des données

Une donnée incorrecte peut conduire à une mauvaise décision.

Le Chargé de S&E doit donc vérifier la complétude, la cohérence, l’exactitude et la fiabilité des informations reçues.

Par exemple, si un rapport indique que 500 personnes ont participé à une activité alors que les fiches de présence n’en comptent que 350, il faut rechercher l’origine de l’écart avant de présenter le chiffre comme définitif.

Suivre les indicateurs

Les projets humanitaires et de développement utilisent des indicateurs pour mesurer leurs progrès.

Un indicateur permet de suivre une situation de manière mesurable.

Par exemple :

Nombre de ménages ayant reçu une assistance.

Si l’objectif du projet est d’assister 1 000 ménages et que 750 ménages ont effectivement reçu l’assistance, le taux de réalisation est :

750 ÷ 1 000 × 100 = 75 %

Le Chargé de S&E doit être capable de calculer ce type de résultat et de l’interpréter.

Comprendre la différence entre activité, résultat et impact

C’est une notion importante pour réussir un test de S&E.

Une activité correspond à ce que le projet réalise.

Exemple : organiser 20 séances de sensibilisation.

Un produit ou output correspond à ce qui est directement produit par l’activité.

Exemple : 20 séances réalisées et 600 personnes sensibilisées.

Un effet ou outcome correspond au changement observé chez les bénéficiaires.

Exemple : une augmentation du nombre de ménages utilisant correctement les méthodes recommandées.

L’impact correspond à un changement plus large et généralement observé sur une période plus longue.

Exemple : une réduction durable d’un problème de santé dans la population ciblée.

Le candidat doit être capable de distinguer ces différents niveaux.

Les compétences à avoir

Maîtriser Excel

Excel est un outil très utilisé pour le traitement et l’analyse des données.

Un candidat à un poste de Chargé de S&E doit idéalement savoir utiliser les fonctions de base, trier et filtrer des données, créer des tableaux et produire des graphiques simples.

Il peut également être amené à utiliser des tableaux croisés dynamiques et des formules pour automatiser certains calculs.

Savoir analyser les données

La collecte n’est qu’une partie du travail.

Le Chargé de S&E doit pouvoir regarder les données et identifier les tendances, les écarts ou les anomalies.

Par exemple, si un projet devait atteindre 80 % de sa cible après six mois mais n’enregistre que 45 %, il faut chercher à comprendre pourquoi.

Le problème peut venir d’une faible participation, d’un retard dans les activités, d’un problème logistique ou d’une mauvaise estimation initiale.

Connaître les méthodes de collecte

Il est utile de connaître les principales méthodes de collecte :

• questionnaires ;
• entretiens individuels ;
• groupes de discussion ;
• observation ;
• revue documentaire ;
• enquêtes auprès des ménages.

Le choix de la méthode dépend de l’objectif de l’étude et du type d’information recherché.

Les notions de baseline et endline

La baseline est une étude réalisée au début d’un projet ou avant une intervention afin d’établir une situation de référence.

L’endline est réalisée à la fin de l’intervention ou à un moment défini pour mesurer l’évolution de la situation.

Par exemple, une baseline montre que 40 % des ménages utilisent une pratique donnée. Une endline réalisée après l’intervention montre que ce taux est passé à 65 %.

Le Chargé de S&E peut alors analyser l’évolution entre les deux périodes.

Les qualités d’un bon Chargé de S&E

La rigueur est indispensable. Les chiffres présentés dans les rapports doivent être vérifiables.

L’esprit analytique permet de comprendre ce que les données signifient réellement.

La neutralité est également importante. Un Chargé de S&E doit présenter les résultats tels qu’ils apparaissent, même lorsqu’ils ne correspondent pas aux attentes du projet.

Il faut aussi avoir un bon sens de l’organisation, car le suivi implique souvent plusieurs activités, équipes, échéances et bases de données.

Enfin, la capacité à communiquer clairement est importante. Les résultats doivent pouvoir être compris par des personnes qui ne sont pas forcément spécialistes des statistiques.

Quelles formations peuvent aider ?

Plusieurs formations peuvent préparer à ce type de poste :

• suivi et évaluation de projets ;
• statistiques ;
• économie ;
• développement international ;
• sciences sociales ;
• santé publique ;
• gestion de projets ;
• data management ;
• analyse de données.

Une formation pratique en Excel, KoboToolbox, Power BI, SPSS ou d’autres outils d’analyse et de collecte peut également être utile selon les exigences du projet.

Il faut toutefois vérifier les exigences de chaque offre d’emploi, car le diplôme demandé et le niveau d’expérience peuvent varier d’une ONG à l’autre.

Comment réussir un test de Chargé de Suivi et Évaluation ?

La préparation doit porter sur plusieurs domaines.

Commencez par revoir les notions de suivi, évaluation, indicateur, baseline, endline, objectif, résultat, output et outcome.

Ensuite, entraînez-vous aux calculs de pourcentage, de taux de réalisation, de moyenne et d’évolution.

Vous devez également savoir interpréter un tableau de données.

Enfin, préparez-vous aux études de cas. Le recruteur peut vous présenter une situation dans laquelle les données sont incomplètes, contradictoires ou insuffisantes et vous demander ce que vous feriez.

Dans ce type de question, il faut montrer que vous savez identifier le problème, vérifier les données, rechercher la cause et proposer une solution.

Test QCM de préparation – Chargé de Suivi et Évaluation

Les questions suivantes constituent un exercice d’entraînement.

Question 1

Quel est le rôle principal du suivi dans un projet ?

A. Remplacer le chef de projet
B. Vérifier régulièrement la progression des activités et des résultats
C. Préparer uniquement le budget
D. Recruter les bénéficiaires

Question 2

Qu’est-ce qu’un indicateur ?

A. Une personne responsable d’un projet
B. Une mesure permettant de suivre une situation ou un résultat
C. Un document administratif uniquement
D. Une dépense du projet

Question 3

Un projet prévoit de former 500 personnes. À la fin de la période, 400 personnes ont été formées. Quel est le taux de réalisation ?

A. 60 %
B. 70 %
C. 80 %
D. 90 %

Question 4

À quoi sert principalement une baseline ?

A. À établir une situation de référence
B. À clôturer automatiquement un projet
C. À remplacer le rapport final
D. À calculer uniquement les dépenses

Question 5

Quel exemple correspond à un output ?

A. Organisation de 20 séances de formation
B. 600 personnes formées grâce aux séances
C. Amélioration durable des connaissances des participants
D. Réduction de la pauvreté dans la région

Question 6

Pourquoi faut-il contrôler la qualité des données ?

A. Pour rendre les rapports plus longs
B. Pour garantir que les analyses et décisions reposent sur des informations fiables
C. Pour éviter de collecter des données
D. Pour modifier les résultats

Question 7

Un rapport indique 1 200 bénéficiaires alors que la base de données contient 950 personnes. Que doit faire le Chargé de S&E ?

A. Choisir le chiffre le plus élevé
B. Supprimer la base de données
C. Vérifier l’origine de l’écart avant de valider le résultat
D. Modifier la base pour obtenir 1 200

Question 8

Quel outil est couramment utilisé pour analyser des données sous forme de tableaux ?

A. Excel
B. Paint
C. PowerPoint uniquement
D. Un lecteur PDF

Question 9

Une enquête réalisée avant le début d’une intervention est généralement appelée :

A. Endline
B. Baseline
C. Audit final
D. Rapport financier

Question 10

Quelle méthode permet principalement de recueillir des informations sur les opinions et expériences des participants ?

A. Groupe de discussion
B. Inventaire financier
C. Contrôle de stock
D. Bon de commande

Question 11

Un projet a pour objectif d’atteindre 2 000 personnes. Il en a atteint 1 500. Quel est le taux de réalisation ?

A. 50 %
B. 60 %
C. 75 %
D. 80 %

Question 12

Un indicateur affiche une baisse importante par rapport au mois précédent. Quelle devrait être la première démarche du Chargé de S&E ?

A. Modifier le chiffre
B. Ignorer la baisse
C. Vérifier les données et rechercher les causes de cette évolution
D. Supprimer l’indicateur

Question 13

Quelle qualité est particulièrement importante pour un Chargé de S&E ?

A. Partialité
B. Rigueur
C. Négligence
D. Improvisation permanente

Question 14

Quelle affirmation décrit le mieux l’évaluation d’un projet ?

A. Elle consiste uniquement à compter les activités
B. Elle cherche notamment à apprécier les résultats et les changements liés à une intervention
C. Elle consiste uniquement à gérer les finances
D. Elle remplace toutes les activités du projet

Question 15

Un Chargé de S&E découvre une erreur dans les données qui rend un rapport moins favorable au projet. Que doit-il faire ?

A. Cacher l’erreur
B. Corriger la donnée et signaler le problème selon les procédures prévues
C. Modifier les résultats pour satisfaire le responsable
D. Supprimer toutes les données

Corrigé du test

1. B — Vérifier régulièrement la progression des activités et des résultats.

Le suivi permet de savoir si les activités avancent comme prévu et si les résultats attendus sont progressivement atteints.

2. B — Une mesure permettant de suivre une situation ou un résultat.

Un indicateur fournit une information mesurable permettant de suivre une évolution.

3. C — 80 %.

400 ÷ 500 × 100 = 80 %.

4. A — À établir une situation de référence.

La baseline permet de connaître la situation au début d’une intervention afin de faciliter les comparaisons ultérieures.

5. B — 600 personnes formées grâce aux séances.

Les séances constituent l’activité. Le nombre de personnes formées correspond au produit direct de cette activité.

6. B — Pour garantir que les analyses et décisions reposent sur des informations fiables.

Une mauvaise donnée peut entraîner une mauvaise interprétation des résultats.

7. C — Vérifier l’origine de l’écart avant de valider le résultat.

Le Chargé de S&E doit rechercher la cause de la différence entre les deux sources avant de produire le rapport.

8. A — Excel.

Excel est couramment utilisé pour organiser, traiter, analyser et présenter des données.

9. B — Baseline.

La baseline établit une situation de référence au début ou avant une intervention.

10. A — Groupe de discussion.

Le groupe de discussion permet de recueillir des perceptions, opinions et expériences auprès de plusieurs participants.

11. C — 75 %.

1 500 ÷ 2 000 × 100 = 75 %.

12. C — Vérifier les données et rechercher les causes de cette évolution.

Une variation importante doit d’abord être vérifiée avant de tirer une conclusion.

13. B — Rigueur.

Le travail de S&E repose largement sur la qualité et la fiabilité des données.

14. B — Elle cherche notamment à apprécier les résultats et les changements liés à une intervention.

L’évaluation va au-delà du simple comptage des activités.

15. B — Corriger la donnée et signaler le problème selon les procédures prévues.

L’intégrité des données doit rester prioritaire, même lorsque les résultats sont moins favorables au projet.

Évaluez votre niveau

13 à 15 bonnes réponses : excellent niveau. Vous disposez de solides bases pour préparer un test de Chargé de Suivi et Évaluation.

10 à 12 bonnes réponses : bon niveau. Vous maîtrisez l’essentiel, mais quelques notions méritent encore d’être révisées.

7 à 9 bonnes réponses : niveau moyen. Revoyez les indicateurs, les méthodes de collecte et les calculs de base.

0 à 6 bonnes réponses : préparation recommandée. Commencez par revoir les fondamentaux du suivi et de l’évaluation avant de passer à des exercices plus complexes.

Les notions à réviser avant un test de S&E

Avant de passer un test de recrutement, révisez particulièrement les indicateurs, les objectifs, les résultats, les activités, les outputs, les outcomes, la baseline, l’endline, la collecte des données et le contrôle de leur qualité.

Entraînez-vous aussi à calculer des pourcentages et à interpréter des tableaux. Un bon candidat doit pouvoir expliquer non seulement ce que montrent les chiffres, mais aussi ce qu’il faudrait faire lorsque les résultats ne correspondent pas aux objectifs.